Séminaire OFPA/IIAP
La Communication interne et la communication externe dans l'Administration

I Historique et enjeux

1. Les politiques de modernisation des Administrations africaines tendent, ou devraient se donner comme objectifs prioritaires, de remédier à deux lacunes majeures.

- Le cloisonnement interne : les différentes branches et structures de l'Administration sont cloisonnées, et fonctionnent pratiquement en vase clos.

- La fermeture à son environnement : l'Administration n'est pas à l'écoute de ses usagers, et ceux-ci ont le sentiment qu'elle cultive le secret, et refuse de dialoguer avec eux.

On observe ainsi un déficit de communication aussi bien dans le fonctionnement interne de l'Administration que dans ses relations avec l'extérieur, et c'est ce constat qui justifie une réflexion de haut niveau sur la communication interne et la communication externe dans l'Administration

2. La communication dans l'Administration a préoccupé l'OFPA dès qu'il a commencé à mettre en œuvre les premières stratégies de son plan d'action. Ainsi :

- En novembre 1994, l'OFPA a organisé au Bénin un séminaire régional sur la gestion de l'information et de la documentation dans les fonctions publiques africaines, rencontre qui a permis des échanges fructueux entre les Secrétaires Généraux et Directeurs de la Fonction Publique d'une dizaine des pays membres de l'OFPA.

- En avril 1996, toujours au Bénin, l'OFPA a organisé un Séminaire régional de formation des journalistes dont les objectifs étaient, d'une part, de sensibiliser les journalistes participants aux réformes en cours dans les fonctions publiques africaines en vue de les familiariser et de les spécialiser dans ces domaines, et d'autre part de constituer un réseau africain de journalistes engagés dans le traitement de l'information administrative, avec, en perspective, de l'agréger aux réseaux des correspondants et des experts dont l'OFPA était déjà doté.

- En novembre 1996 s'est tenu à Douala (Cameroun), un séminaire régional sur la communication interne et externe dans les Administrations africaines. L'objectif de cette rencontre consistait, d'une part, à consolider les acquis des précédents séminaires, et d'autre part, à orienter la réflexion dans le sens de l'approfondissement des axes du programme prioritaire de l'OFPA.

Le Séminaire de novembre 1996 à Douala avait en outre permis de préciser les enjeux de la Communication interne et externe dans l'Administration, à savoir :

- au plan individuel, la nécessité d'apprendre, de consolider les acquis, d'échanger les expériences et d'acquérir des outils de gestion de plan de communication ;

- vis-à-vis des fonctionnaires, la nécessité d'opérer un changement de mentalité, en gardant à l'esprit que ce n'est pas celui qui confisque l'information qui a le pouvoir, mais celui qui la diffuse ;

- à l'égard de l'usager-citoyen, la nécessité d'assurer le meilleur service ;

- et vis-à-vis de l'opinion publique, la recherche de l'adhésion aux politiques, ainsi que l'accompagnement des changements.

II Objectifs

1. Le Séminaire regroupera les hauts cadres de l'Administration, Secrétaires Généraux des ministères, Directeurs de Cabinet, Chargés de mission, Conseillers Techniques, Directeurs ou Chefs des Services Centraux ou déconcentrés, Délégués au Management Public, Commissaires à la Réforme Administrative, etc, chargés, dans leurs activités, de concevoir, ou d'une manière générale, de prendre en compte les questions de communication.

Il pourra s'enrichir de la participation de quelques experts, de journalistes ou attachés de presse chargés de mettre en œuvre les politiques de communication dans leurs structures administratives.

2. Plusieurs objectifs sont visés :

- apprécier la pertinence du thème dans le contexte actuel de la réforme et de la modernisation des Administrations publiques en général, et des fonctions publiques en particulier ;

- clarifier le concept de communication (de masse, politique, ou institutionnelle), en le rapprochant de celui d'information ;

- améliorer les dispositifs de communication existants dans les structures administratives concernées de manière à obtenir une meilleure efficacité de l'action administrative, ainsi qu'une meilleure qualité du service rendu aux usagers ;

- donner aux participants les produits et outils leur permettant d'élaborer des plans de communication rationnels susceptibles d'applications immédiates.

Le Séminaire durera quatre jours et se déroulera selon le schéma suivant.

1er Jour : Session plénière

- Allocutions d'ouverture
- Rapport introductif par le Secrétaire Permanent de l'OFPA
- Débats
- Présentation des expériences nationales par les participants
- Organisation des travaux. Présentation générale des ateliers

Atelier 1 : Méthodologie

Méthodologie d'élaboration des plans, outils, ou produits de communication (axes - approche - phases - modules, etc)

Atelier 2 : Stratégies

Description des stratégies et déclinaison des actions et activités à mettre en œuvre en vue de l'utilisation effective des outils de communication

Atelier 3 : Expériences dans les domaines spécifiques

* la communication en matière fiscale ;
* l'information sensible (liée à la sécurité civile ou militaire, en temps de crise ; en cas de conflits interne, etc) ;
* l'impact des Nouvelles Technologies de l'Information et de la communication (NTIC).

2ème et 3ème jours : Travaux en ateliers

Atelier 1 - Atelier 2 - Atelier 3

4ème jour

- Restitution des travaux des ateliers
- Discution et adoption des recommandations et plan d'action de leur mise en œuvre
- Rapport final par le Secrétaire Permanent de l'OFPA
- Session de clôture

IV Encadrement du Séminaire et Produits attendus

1. Les experts

Le Séminaire sera animé par quatre experts. a) Deux experts français ou du Nord.

Ils seront chargés de l'Atelier 1. A cet effet il leur est demandé :

- de préparer une note technique sur la méthodologie de l'élaboration des outils ou produits de communication, ainsi qu'un plan détaillé du déroulement des travaux de leur atelier ; cette note sera publiée dans les actes du Séminaire ;

- de commenter cette note lors de la présentation générale des ateliers (1er jour) ;

- de restituer les travaux de leur Atelier et de préparer les projets de recommandations appropriées.

b) Deux experts africains chargés respectivement des Ateliers 2 et 3. Ils exercent les mêmes missions que celles de leurs homologues français ou du Nord, avec toutefois les particularités suivantes :

- l'expert africain chargé de l'Atelier 2 (Stratégies) doit orienter ses travaux de manière à tenir compte des spécificités concrètes des pays ou groupes de pays ciblés et les concevoir de manière à ce qu'ils s'intègrent dans les plans d'actions des gouvernements concernés ;

- l'expert africain chargé de l'Atelier 3 (Expériences spécifiques) doit amener les participants à tirer les enseignements des expériences du Nord en vue de les adapter au contexte particulier de l'Afrique.

2. Les participants

Les participants ont été choisis en raison de la position qu'ils occupent dans leurs Administrations respectives ainsi que du rôle qu'ils peuvent y jouer en vue de promouvoir une bonne communication interne ou externe. Dans ces conditions, il est souhaitable que le Séminaire bénéficie de leurs expériences.

C'est la raison pour laquelle il est demandé à chaque participant de remettre au Secrétaire Permanent de l'OFPA, dès l'ouverture du Séminaire, les documents ou informations ci-après :

- Une note exposant les problèmes spécifiques de communication interne et externe de leurs pays, les solutions qui y ont été apportées, et les perspectives d'évolution. Cette note servira de base à l'exposé que chaque participant fera, le premier jour, sur l'expérience de son pays dans ce domaine.

- Les textes (législatifs ou réglementaires, circulaires ou instructions, notes de services, etc) organisant la communication interne ou externe dans son pays.

- Le code de la presse (ou textes en tenant lieu), les textes organisant l'audio-visuel ou le contrôle des médias.

- Les rapports, études et autres documents administratifs relatifs à la communication interne et externe, y compris les compte-rendus ou actes des séminaires organisés récemment sur ce sujet.

- Toutes autres informations et tous autres documents pertinents avec le thème du Séminaire.

IV Questions diverses

Les invitations individuelles précisent les conditions de prise en charge et de séjour à Cotonou